Mutabakat Nedir? E-Mutabakat Nasıl Kullanılır?

Mutabakat her iki firma arasında gerçekleşmiş olan ticari işlemlerin karşılıklı olarak onaylanması ve kabul edilmesi sürecidir. Bilanço esasına göre defter tutan gerçek veya tüzel kişilikler belirli dönem aralıklarında ticari kayıtların doğruluğunu onaylamak açısından karşı firmalar ile mutabakat gerçekleştirmeleri gerekmektedir. Cari hesap, karşılıklı olarak iki firmanın birbirine düzenlemiş olduğu elektronik faturalar, iade faturaları, havaleler, çekler, senetler gibi mali kayıtların oluştuğu bölümdür. Cari hesap hareketlerinden ilgili borç ve alacak tutarları ilgili dönem sonunda mutabakat yapılması gerekmektedir. Mutabakat firmaların kendi yöntemlerine uygun olarak bazı durumlarda sözlü, bazı durumlarda ise yazılı olarak yapılabilmektedir. Yazılı olarak yapılan mutabakatlar kanıt niteliği taşıdığından dolayı kurumsal tüzel kişi tacirlerin tercih ettiği mutabakat türüdür. Genel olarak bir taslak sayfa hazırlanır ve bu sayfa içerisinde karşıt firmanın;

• Alıcı ve satıcının Unvanı
• Alıcı ve satıcının Vergi numarası
• Adresi
• Borç – Alacak rakamı
• İmzalar
• İlgili tarih aralığı

Mutabakat mektubu içerisinde temel olarak yukarıdaki bilgiler bulunmak zorundadır. Evrakın imza bölümleri dijital veya ıslak olarak imzalandıktan sonra borç veya alacak iki taraf açısından da kabul edilerek onaylanmış olur. E-Mutabakat sistemi bütün bu işleyişi çok daha kolaylaştırmaktadır. Özel entegrasyon portalları aracılığı ile muhasebe programından otomatik olarak çekilebilen cari hesap bakiyeleri veya daha pratik yöntemleri ihtiva eden sistemler sayesinde cari hesap takiplerini yapmak günümüzde çok kolaylaşmış durumdadır. EDM Bilişim uygulamaları aracılığı ile firmalar düzenli olarak alışveriş yapmakta olduğu alıcılardan veya satıcılarından dolayı meydana gelen borçları veya alacaklarının takibini yapabilmektedirler. EDM Bilişim uygulamaları oldukça sade, anlaşılır bir yapıyı ihtiva ettiğinden dolayı cari hesap bakiyelerinin kontrollerinin yapılması da yeterince hızlı gerçekleşmektedir. Gönderimi sağlanan cari hesap mutabakatlarının veya Ba-Bs mutabakatlarının karşı firmalara doğru iletilmesi ve gelen onayların sisteme bildirim olarak düşmesi sonucunda EDM Bilişim sistemleri içerisinde mutabakat gerçekleştirmek oldukça keyifli ve kolaydır. E-Mutabakat sayesinde çok fazla cari hareketi olan gerçek veya tüzel kişilikler sistemin hızlı işleyişinden dolayı zaman ve mekân tasarrufunda bulunmuşlardır. E-Mutabakat sistemi yalnızca cari hesap mutabakatları için değil, BA-BS mutabakatları için de çokça kullanılan Elektronik mutabakat sistemleridir.

E-Mutabakat Nasıl Kullanılır?

Sistem içerisinde yer alan bilgiler muhasebe programı ile net bir şekilde senkronizasyonu sağlandıktan sonra göndermek istenilen mutabakat kutucuğu seçilmelidir. Ba-Bs veya cari hesap mutabakatı olarak tercih yapılmalıdır. Mutabakat yapılmak istenilen firmanın mail bilgisi sistem içerisine daha önceden tanımlatılmış olması gerekmektedir. Form tasarımı veya düzen gibi seçenekleri de sistem içerisinden firmaya en uygun olacak şekilde tercihi yapılmalıdır.   E-Mutabakat gerçekleştirmek istenilen firmayı seçtikten sonra ilgili tarih aralığı girilmesi gerekir. Burada karşı firma ile hangi tarihler arası mutabakat gerçekleştiriyor olacağınız önemlidir. Bu sebepten dolayı tarihleri ve rakamları oluştururken yeterince dikkatli olunmalıdır. Sonrasında sistem içerisinde gönderim kutucuğuna tıklanarak E-Mutabakat gönderimleri tamamlanmaktadır. Karşı firmaya ulaşan E-Mutabakatlar onaylandıktan sonra süreç tamamlanmış olur. Onaylanan mutabakatlar EDM Bilişim sistemimiz içerisinde ilgili firmanın karşı bölümünde “Onaylandı” veya “Onaylanmadı” şeklinde bilgi sunmaktadır. Onaylanmama durumunda mutabakat sağlanmamış olur. Bu durumda da hangi mutabakat gerçekleştiriliyor ise karşılıklı olarak anlaşmaz kayıtlara göz atmak gerekir. Her iki firmadan birisi cari kayıtları yanlış gerçekleştirmiş olduğu anlamına geleceğinden dolayı sorun bulunarak düzeltilmelidir.

E-Mutabakatın Avantajları Nelerdir?

• Hata risklerini en aza indirgeyerek cari hesapların doğruluğu sağlanmaktadır.
• Hem BA-BS hem de cari hesap hareketleri için kullanılabilir.
• Tek bir ekran üzerinden bütün alıcıların veya satıcıların cari hesap hareketlerini analiz ederek, kağıt, kartuş, dosyalama gibi kırtasiye giderlerinin önüne geçilmiş olunmaktadır.
• Mutabakatlar alıcıya veya satıcıya sistem içerisinden otomatik mail sistemi ile gönderilerek kayıt altında tutulmaktadır.
• Tek tıklama ile bütün alıcılara veya satıcılara toplu E-Mutabakat onay talebi göndermeniz hakkında imkân sağlamaktadır.
• Filtreleme seçenekleri sayesinde cari hareketleri oldukça fazla olan firmalarda mutabakat kayıtlarına daha kolay erişme ve analiz etme kolaylığı sunmaktadır.

E-Mutabakat Kimler Tarafından Kullanılabilir?

Bilanço esasına uygun olacak şekilde defter tutan bütün gerçek veya tüzel kişilikler E-Mutabakat sistemimizi kullanabilirler. Bilanço esasına göre defter tutan firmalar Defter-i Kebir olarak bilinen ticari defteri tutmak zorunda ve Ba-Bs bildirimleri vermek durumundan olduğundan dolayı karşılıklı yapılan kayıtlar ve bakiyelerde dönem sonlarında mutabık olunmalıdır. Bu sebepten dolayı EDM Bilişim sistemlerimiz aracılığı ile E-Mutabakat programına geçiş yapmak isteyen tacirler sistemin kolaylıklarına bir göz atmalıdırlar.

Ba-Bs Mutabakatı Nedir?

Ba-Bs Mutabakatı her iki ticari firma arasında 5 Bin TL üzerinde gerçekleşmiş olan KDV hariç şekilde alış ve satış rakamlarının karşılıklı olarak kontrol edilerek mutabık kalınmasıdır. Ba-Bs bildirim formları izleyen birinci ayın son gününe kadar Gelir İdaresi Başkanlığına beyan edilmesi gerekmektedir. Ba-Bs bildirimlerinde Elektronik olarak düzenlenen faturalar veya diğer elektronik yöntemler sayesinde meydana gelen evrakların bildirimi verilmemektedir.